Toiminnan ohjaus - toimihenkilöiden työvälineet

Seuranet on markkinoiden kattavin urheiluseuroille ja muille yhteisöille tarkoitettu internetpohjainen toiminnan ohjauksen järjestelmä. Seuranetin monipuolisilla ominaisuuksilla huolehdit seuran kaikista toiminnoista helposti yhden järjestelmän sisällä.

Jäsenrekisterin hallinta

Seuranetin avulla pidät huolta jäsenrekisterin tietojen ajantasaisuudesta ja voit käyttää jäsenrekisterin tietoja kaikissa järjestelmän toiminnoissa kuten viestinnässä, laskutuksessa, varustetilauksissa, tapahtumakutsuissa ja muissa toiminnoissa, joissa jäsentietoja käytetään. Näin jäsentietojen kopioiminen esim. Excelistä laskutusohjelmistoon tai ilmoittautumisjärjestelmään ei ole enää tarpeellista.

Jokaiselle jäsenelle luodaan Seuranetiin käyttäjätunnukset ja profiili, jonka kautta käyttäjä voi hallita omia tietojaan ja josta hän näkee yhdellä silmäyksellä kaikki häntä koskevat tärkeät asiat, kuten tulevat tapahtumat, vastaamattomat kutsut, saapuneet viestit ja laskut, tuoreimmat uutiset ja tiedotteet sekä toimihenkilöiden tapauksessa muistutuksia mm. kirjaamattomista otteluraporteista ja harjoitusvuorojen läsnäoloista, jne.

Julkisessa, kaikille näkyvässä profiilissa sisältö on rajattu henkilön perustietoihin, aktiivisiin rooleihin ja tilastoihin.

Jäseniä voi "roolittaa" seurassa yhteen tai useampaan eri rooliin. Jäsen voidaan näin kirjata hallitusjäseneksi, seuran toimihenkilöksi, joukkueen toimihenkilöksi, pelaajaksi tai esim. sponsoriksi. Huollettavalle juniorille voi lisäksi liittää huoltajan.

Käyttöoikeudet eri toimintoihin määrittyvät roolien kautta ja ne voidaan asettaa roolikohtaisesti - esim. joukkueen johtajalla voi olla muokkausoikeus oman joukkueensa kaikkiin tietoihin, mutta taloudenhoitajalla ainoastaan laskuihin. Vastaavasti muokkausoikeudet toimivat hierarkisesti, eli joukkueen johtaja ei voi muokata hallituksen jäsenten tietoja, muiden joukkueiden tapahtumia, jne.

Seuranetin asetuksissa voit määritellä mitä tietoja jäsenistä kerätään ja mitkä tiedoista ovat pakollisia.

Voit myös valita mitä tietoja käyttäjä saa itse muokata, mitä muille käyttäjille jäsenistä näytetään ja mitkä tiedot salataan henkilöiltä, joilla ei ole jäseneen muokkausoikeuksia.

Kaikki tietokentät voi myös nimetä uudelleen - ja mikäli järjestelmän sisäänrakennetut kentät eivät riitä, voi jäsenistä kerättäviä tietokenttiä myös helposti luoda lisää.

Joukkueet ja ryhmät

Joukkueiden ja ryhmien ylläpito nopeuttaa monia toimintoja merkittävästi ja palvelee kaikkia käyttäjiä monipuolisesti.

Joukkueille voidaan määrittää ryhmän nimen lisäksi monia muita asioita, kuten laji, kausi, ikäryhmä, sarjataso, joukkueen laskutus- ja maksutiedot, kuvia ja kuvatekstejä, joukkue-esittely, jne.

Joukkueen tai ryhmän voi määrittää julkiseksi tai sisäiseksi, jolla voidaan ohjata sitä, minkä joukkueiden tiedot näytetään seuran internetsivuilla ja näytetäänkö nettisivuilla esim. pelaajatilastoja vai ei.

Jokaisella joukkueella on omat osiot tapahtumia, uutisia, tiedotteita, tiedostoja, tilastoja ja varusteita varten, joissa tietojen tarkastelu ja toimenpiteiden teko on helppoa ja nopeaa. Esim. viestin tai vaikkapa laskun joukkueen jäsenille onnistuu parilla hiiren klikkauksella.

Tapahtumat, kalenterit, läsnäoloseuranta

Seuranetin avulla hallinnoit kaikkia seuran tapahtumia yhdessä paikassa, etkä tarvitse erillisiä nettikalentereita eri joukkueita/ryhmiä varten.

Kalenterissa on sisäänrakennettuina tapahtumatyyppeinä "ottelu", "harjoitusvuoro", "yleinen tapahtuma". Tapahtumatyypit poikkeavat toisistaan sekä kerättävän että näytettävän tiedon osalta - esim. ottelutapahtumassa voidaan muista tapahtumista poiketen määrittää vastustajajoukkue, kotijoukkue ja ottelutyyppi.

Tapahtumalla on Seuranetissä aina "omistaja", joka voi olla hallitus, seura, joukkue tai ryhmä. Perustettavan tapahtuman voi määrittää yksityiseksi, jolloin se on näkyvissä vain sellaisille henkilöille, jotka ovat omistavan ryhmän jäseniä. Esim. "Hallituksen kriisipalaveri" -otsikolla oleva tapahtuma halutaan varmasti piilottaa kaikkien muiden kuin hallituksen jäsenten kalentereista. Tapahtumaan ilmoittautumista voi myös rajata siten, että vain siihen kutsutut henkilöt voivat tapahtumaan ilmoittautua.

Jokaiselle tapahtumalle luodaan automaattisesti oma tapahtumasivu, jossa tapahtuman kaikki tiedot ovat luettavissa. Tapahtumaan voidaan liittää kuvia ja tiedostoja (esim. ajo-ohjeet, turnausohjelma, tms.) sekä määrittää tapahtumapaikka ja karttalinkki, jne.

Kun tapahtuma on alkanut, voidaan läsnäolijat myös jälkikäteen vahvistaa. Tämä on hyödyllistä erityisesti harjoitusvuoroissa ja otteluissa läsnäolotilastojen seurannan kannalta.

Asetusten kautta tapahtuma- ja ottelutyyppejä sekä sarjatasoja voi nimetä uudelleen ja lisätä tai poistaa käytöstä sekä hallita tapahtumatyypin värikoodausta.

Tiedotteet ja uutiset

Tiedotteiden kirjoittaminen ja julkaisu onnistuu Seuranetissä näppärästi ja niitä voi julkaista joko järjestelmän sisäisinä tiedotteina tai julkisina uutisina. Jokaiseen tiedotteeseen voidaan liitää kuvia ja tiedostoja - lisäksi tiedotteen näkymisen voi ajastaa vapaasti.

Otteluraportit ja otteluennakot julkaistaan haluttaessa tapahtumasivun lisäksi myös uutisissa. Näin uutisten julkaisu nopeutuu ja kirjoittaminen jakautuu automaattisesti usealle eri henkilölle, eikä webmaster -henkilöä tarpeettomasti kuormiteta lisäys- ja korjauspyynnöillä.

Tiedostot, kuvat, videot

Lataa Seuranetiin tiedostoja ja jaa ne niitä tarvitseville henkilöille helposti.

Tiedostot voi jakaa yleisesti kaikille tai ne voi sitoa tietyn ryhmän tiedostoiksi, jolloin vain ryhmän jäsenillä on oikeudet tarkastella tiedostoja. Näin esim. hallituksen pöytäkirjat, seuran sopimukset ja muut yksityisemmät tiedostot voidaan pitää vain hallituksen jäsenten nähtävillä.

Tiedostojen määrällä tai koolla ei ole rajoitusta, vaan levytilaa voi aina hankkia käyttöön seuran tarvitsema määrä. Lisenssihintaan sisältyy 5gt levytilaa tiedostoja varten. Ylittävältä määrältä lisähinta kuukausimaksuun on 20 € / 20gt.

Otteluraportit ja tilastot

Ottelutapahtumiin on mahdollista lisätä muita tapahtumatyyppejä enemmän tietoa. Otteluun voidaan kirjoittaa otteluennakko ja otteluraportti, jotka voidaan lisäksi julkaista uutisissa. Otteluun voidaan lisäksi kirjata pelaava kokoonpano, paikalla olleet vastuuhenkilöt, ottelun tuomarit, ottelun kustannukset (kuten kenttämaksut, tuomarimaksut, jne), lopputulokset, erätaukotilanteet, yleisömäärät sekä kaikki pelin tapahtumat, kuten maalit, varoitukset, ulosajot, aikalisät, jne.

Ottelutapahtumista muodostuu joukkueille sekä pelaajille tilastoja, joiden yhteenvetoraportteja voidaan tarkastella myös kausien yli.

Laskutus ja myyntireskontra

Seuran laskutuksen hoitaminen ei voisi olla helpompaa kuin Seuranetillä! Laskutuksen monipuoliset ominaisuudet nopeuttavat työtä huomattavasti ja pitävät laskutuksen sekä reskontran ajantasaisena.

Laskuja voi lähettää järjestelmän sisältä suoraan jäsenille tai joukkueille, mutta myös ulkopuolisille "asiakkaille". Jäsenmaksut, varustetilaukset, matkakulut, leiriosallistumiset, sponsorilaskut, jne. hoituvat vain parilla klikkauksella. Esim. jäsenmaksulaskun lähettäminen 400:lle seuran jäsenille hoituu alle 2 minuutissa!

Laskupohja on siisti ja kaksikielinen, Finanssialan Keskusliiton ohjeistuksen mukainen. Laskupohjassa on asianmukaisesti huomioitu mahdollinen seuran alv-vapautus. Laskuun tulostuu haluttaessa automaattisesti seuran logo. Lisäksi jokaiselle joukkueelle voidaan määrittää poikkeavat laskutustiedot, mikäli joukkueilla on esim. omat pankkitilit.

Laskuja voidaan lähettämisen jälkeen seurata tehokkaasti ja mm. muistutuslaskujen lähettäminen, eräpäivän siirtäminen, maksutapahtuman kirjaaminen tai vaikkapa hyvityslaskun kirjaaminen on helppoa ja nopeaa.

Mikäli seurallasi on webservice -palvelusopimus pankin kanssa, voidaan maksutapahtumat hakea koneellisesti pankista, joka pitää myyntireskontran tilanteen reaaliaikaisena!

Viestintätoiminnot

Seuranetistä voi lähettää viestejä joko yhdelle tai useammalle vastaanottajalle kerralla. Massaviestintä -toiminnon avulla viestin voi laatia ammattimaisesti, siihen voi lisätä liitetiedostoja, valita vastaanottajia mistä tahansa joukkueista/ryhmistä ja asettaa viesti lähteväksi ajastetusti haluttuun aikaan.

Viestien lähetys on mahdollista sähköpostilla tai tekstiviestillä, jonka lisäksi jäsenet voivat lukea viestejä ja vastata niihin myös intrassa. Huom. Tekstiviestien lähetys on maksullinen lisäpalvelu, joka edellyttää erillistä sopimusta.

Varustetilaukset ja -hallinta

Voit hallinnoida joukkueiden ja seuran varustevalikoimaa Seuranetissä erittäin monipuolisen varustehallinnan avulla.

Varusteita voi järjestelmästä tilata yhtä helposti kuin mistä tahansa verkkokaupasta. Jokaiselle tilausriville voidaan määrittää painatusmäärityksiä, kuten nimikointi ja numerointi, jotka täydentyvät haluttaessa automaattisesti tilauslomakkeelle joukkuekokoonpanojen tiedoista.

Tilaaminen on nopeaa, helppoa, selkeää ja hallittua. Seuranetin käyttäminen varustetilausten tekemiseksi kannattaa, sillä se vähentää virhetilausten määrää, helpottaa varustetilausten seuraamista ja nopeuttaa merkittävästi myös laskutuksen rullaamista seuralta joukkueille tai jäsenille, mikäli seura ei maksa tilattuja varusteita.

Tilauksen vahvistustiedot voidaan lähettää tilauksen yhteydessä toimittajan lisäksi myös painoon tiedoksi, joka nopeuttaa tavaran saapumista loppukäyttäjälle, kun painotalo osaa varautua aikatauluissaan saapuvaan tilaukseen etukäteen ja valmistella painatuksen esityöt hyvissä ajoin.

Julkiset internetsivut

Seuranetiin kirjattuja tietoja voidaan suoraan julkaista seuran internet-sivuilla - riippumatta siitä, missä sivustoja ylläpidetään! Järjestelmässä on valmiina rajapinnat mm. joukkuetietojen, jäsentietojen, uutisten, tapahtumien, ym. käyttämiseksi.

Seuran nettisivut voidaan ylläpitää ja hallinnoida myös Seuranetin palvelimilla ja Seuranetin julkaisujärjestelmän avulla. Internetsivujen hallinta ja ylläpito edellyttää erillistä sopimusta.

Seurakohtaiset asetukset

Pääkäyttäjällä on mahdollisuus vaikuttaa monipuolisesti seuran järjestelmän asetuksiin.

Asetuksissa hallinnoidaan mm. käyttäjärooleja sekä niihin liittyviä käyttöoikeuksia, jäsenistä, joukkueista ja seurasta kerättäviä ja näytettäviä tietoja, tapahtumapaikkoja, sarjatasoja, ikäryhmiä, tapahtumatyyppejä, ottelutyyppejä, laskutuksen asetuksia, jne. jne.

Perusasetukset asetetaan Seuranetin toimesta käyttöönottoon liittyvän pääkäyttäjäkoulutuksen yhteydessä. Pääkäyttäjäkoulutus tarjoaa lisäksi kattavan tietopaketin mahdollisista asetuksista.

Historiatiedot

Seuranetiin syötettyjä tietoja ei koskaan poisteta automaattisesti. Kaikki tilastot, tiedostot, uutiset, jne. ovat käytettävissäsi kausien yli niin pitkään kuin haluat. Tietojen säilyttäminen mahdollistaa historiatietojen tarkastelun pitkälle taaksepäin, mikä auttaa pelaajien kehityksen seurannassa, kustannusten vertailussa, aiempien joukkueiden kokoonpanojen tarkastelussa, jne.

Tiedostojen säilyttäminen pitkältä ajalta saattaa kasvattaa levytilatarvetta merkittästi. Vanhojen tiedostojen poistamiseksi onkin tätä varten olemassa työkalu ja voit aina hankkia lisää levytilaa tarpeidenne kasvaessa.

Intranet jäsenille - pelaajat ja vanhemmat

Tiedotteet ja uutiset

Kaikki seuran ja joukkueiden tiedotteet ovat luettavissa intranetissä. Käyttäjän aloitusnäkymään on koottu kätevästi yhteen tuoreimmat uutiset ja tiedotteet, jotka koskevat juuri kyseistä jäsentä.

Käyttäjät saavat lisäksi uusista tiedotteista huomautuksen intrassa, joten uudet tiedotteet eivät jää koskaan huomaamatta!

Kalenterit ja ilmoittautuminen

Jokaisella jäsenellä on omalla sivullaan henkilökohtainen kalenteri, josta jäsen voi tarkastella kätevästi ja nopeasti kaikkia itseään koskevia tapahtumia.

Tapahtumiin ilmoittautuminen onnistuu yhdellä klikkauksella ja tapahtuman tarkempien tietojen tarkastelu toisella.

Kaikista jäsenelle lähetetyistä kutsuista näytetään huomautus käyttäjälle kutsun saapuessa. Lisäksi kutsu tapahtumaan, johon jäsen ei ole vastannut näkyy aina aloitusnäkymän "odottaa vastausta" -lohkossa.

Treenipäiväkirja

Pelaaja voi parilla klikkauksella merkitä harjoitteen treenipäiväkirjaan. Treenipäiväkirjaan kirjataan treenattu laji, päiväys ja kesto.

Treenit ja niihin liittyvät tilastot ovat pelaajan itsensä sekä joukkueen toimihenkilöiden tarkasteltavissa.

Keskustelut ja viestit

Jäsenet voivat käydä intran sisällä keskusteluja yksityisesti, ryhmissä tai tapahtumien sivuilla. Esim. kyytien sopiminen on vieraspelin ottelusivulla on todella hyödyllistä ja helppoa.

Jokaisella jäsenellä on oma saapuneet ja lähetetyt viestit -kansio, jossa viestit säilyvät, eivätkä huku muiden sähköpostien joukkoon. Uudesta viestistä näytetään aina huomautus ja viestin lukeminen ja siihen vastaaminen on nopeaa ja helppoa.

Tilastot

Jäsenet voivat tarkastella intranetissä niin omia kuin muidenkin pelaajien sekä joukkueiden tilastoja.

Tilastoja muodostuu mm. otteluista, harjoitusvuoroista ja treenikalenterista.

Erilaisten graafien tarkastelu on mielenkiintoista ja lisäksi kehittävää sekä antaa hyvää kannustusta omaan kehittymiseen ja aktiivisuuteen.

Hinnoittelu (alv 0%)

Kuukausiveloitukset, käyttöönotto ja koulutus

Seuranetin kuukausimaksu perustuu aktiiviseen jäsenmäärään sekä tilattaviin lisäpalveluihin.

Seuranet tarjoaa lisäksi sekä pääkäyttäjille että toimihenkilöille suunnattuja koulutuksia, joiden hintaan vaikuttaa koulutuksen sisältö sekä osallistujien määrä.

Ota meihin yhteyttä ja sovi esittelyaika. Esittelyn yhteydessä kartoitamme seuranne kokonaistarpeen, käymme läpi hinnoittelun yksityiskohtaisesti ja laadimme seurallenne räätälöidyn ehdotuksen.

Käyttömaksut

Tekstiviestit: Tekstiviestien hinta on 0,11 € / lähetetty viesti. (sis. alv24%)
Lisälevytila: Levytilan kuukausihinta on 5 € / 5gt. Kuukausimaksuun sisältyy 10gt levytilaa. (sis. alv24%)